Les rappels Hearsay Relate utilisent l'automatisation et des flux de travail proactifs pour permettre aux utilisateurs d'envoyer des SMS de grande valeur en temps utile à leurs clients. Cette fonctionnalité, spécialement conçue pour les services financiers, a été créée pour aider les utilisateurs et les membres de leur équipe à planifier et automatiser les rappels afin de favoriser l'engagement et l'activité des clients dans l'ensemble de leur portefeuille d'affaires.
Si cette option est activée pour votre organisation, lorsque vous accéderez à la section Conversations de Relate, vous verrez l'onglet Rappels en haut de la fenêtre.
Dans ce flux de travail, les rappels Hearsay Messages permettent aux conseillers et aux agents de planifier de manière proactive des messages SMS de rappel de grande valeur pour les clients :
- Rappels de facturation
- Anniversaires
- Avis d'expiration des politiques
- Anniversaires
- Revues annuelles
Grâce à cette fonctionnalité, les utilisateurs sur le terrain peuvent facilement télécharger un fichier CSV (qui est un modèle de feuille de calcul au format .csv) pour leurs clients via l'application web. La fonction Messages de Hearsay générera alors automatiquement des messages SMS basés sur les informations contenues dans ce fichier CSV. Votre contact doit d'abord consentir à communiquer par messages SMS. Si l'utilisateur a un client qui n'a pas encore choisi d'utiliser les messages de Hearsay, assurez-vous que le client a consenti à la réception de messages SMS avant de programmer des rappels.
Comment programmer des messages de rappel
1. Connectez-vous à Hearsay sur votre ordinateur et, dans la section Conversations, cliquez sur Message SMS ou Message et appel dans la barre de navigation de gauche.
2. Cliquez sur Rappels . Ensuite, sélectionnez le rappel que vous souhaitez programmer. Vous pouvez actuellement choisir parmi cinq options : Rappel de facturation, Rappel d'anniversaire, Expiration de politique, Vœux d'anniversaire, Rappel de rendez-vous.
3. Sélectionnez le type de rappel, puis téléchargez le modèle .CSV en cliquant sur Télécharger le modèle de feuille de calcul.
4. Dans le modèle, renseignez les informations sur le client. Les champs obligatoires correspondant à la catégorie que vous avez choisie seront répertoriés dans la ligne 1. Remplissez les données de manière appropriée et n'oubliez pas que vous pouvez inclure un contact, 10 contacts, 100 contacts ou même l'ensemble de votre carnet d'adresses dans ce formulaire. Une fois le modèle rempli, enregistrez les modifications dans Excel et revenez à Hearsay.
5. Téléchargez le modèle complet dans Rappels en glissant-lâchant le fichier dans le champ Télécharger le modèle CSV rempli ou en cliquant sur Sélectionner le fichier et en sélectionnant le fichier depuis votre ordinateur. Une fois que le fichier .CSV est téléchargé, vous êtes dirigé(e) vers une page de prévisualisation qui affichera les trois premiers contacts du fichier. Si Hearsay ne parvient pas à reconnaître une colonne, affectez-la simplement en conséquence en cliquant sur le menu déroulant.
6. Vérifiez bien que les informations dont vous disposez sont correctes.
7. FACULTATIF : modifiez et personnalisez les messages.
8. Cliquez sur Continuer.
Dans quelques minutes, vos messages SMS de rappel devraient être programmés et apparaître sur votre profil.
Points importants à garder à l'esprit
- Cette fonctionnalité n'est pas disponible sur l'application mobile.
- Si un contact n'a pas donné son consentement, le message lui demandera de le faire.
- Le nombre de contacts que vous pouvez télécharger n'est pas limité.
- Tous les messages envoyés via les rappels seront disponibles dans l'historique des conversations.
- Tous les flux de travail standard d'archivage et de supervision s'appliquent aux rappels.
FAQ
Q : Qui a accès à cette fonctionnalité ?
R : Cette fonctionnalité est activée par défaut pour toutes les organisations. L'échec partiel du téléchargement du fichier CSV déclenche l'envoi d'e-mails.
Q : Quels formats de fichiers peuvent-ils être utilisés pour importer les données client dans les rappels ?
R : Pour l'instant, ces données ne peuvent être téléchargées qu'au format CSV. Les fichiers PDF et d'autres formats ne sont pas pris en charge.
Q : Les admins peuvent-ils personnaliser les modèles en fonction de ces téléchargements ? Est-ce possible aujourd'hui ?
R : Non, actuellement le produit ne prend pas cette fonctionnalité en charge, mais nous envisageons de l'ajouter à l'avenir.
Q : Qu'est-ce qu'un fichier CSV ?
R : Un fichier CSV est un modèle de feuille de calcul au format .csv. Pour sauvegarder votre fichier au format .csv :
- Accédez à Fichier > Enregistrer sous.
- Sous « Enregistrer sous le type », choisissez CSV (délimité par des virgules).
- Cliquez sur Enregistrer.