Si l'équipe chargée de la conformité vous y autorise, vous pourrez créer vos propres e-mails que vous pourrez partager ou dont vous pourrez programmer l'envoi à votre portefeuille de clients.

1. Cliquez sur Composer un e-mail dans le coin supérieur droit de votre espace de travail Hearsay Mail.
2. Cliquez sur Write Your Own.
3. Saisissez le nom d'un contact ou d'une liste de contacts.
4. Vous pouvez maintenant créer et personnaliser votre e-mail.
   • Objet : ce texte fournit la ligne d'objet du message à envoyer.
   • Corps : ce texte fournit le contenu de l'e-mail que vous envoyez et peut inclure des images, du texte et des liens. 
     • Conseil de pro : il est possible d'ajouter du texte sous les mentions légales de votre organisation au bas de l'e-mail.

• Ajouter un lien de présentation : cette option permet de saisir une URL qui redirigera le lecteur vers le lien souhaité. Une fois que vous avez saisi l'URL et cliqué sur Enregistrer, une vignette et une description seront générées. L'image et le lien URL peuvent être modifiés en survolant les informations du lien de présentation.
  • Conseil de pro : si un utilisateur clique sur votre lien de présentation ou sur un autre lien dans votre e-mail, vous le verrez dans les sections Performance de votre compte.
• Ajouter une image : cette option permet d'importer une image dans votre message. Une fois l'image chargée, vous pouvez la remplacer par un lien de présentation ou par une autre image en survolant l'image actuelle.
• Ajouter un GIF : les administrateurs et les conseillers peuvent ajouter des GIF animés à leurs e-mails. Les GIF augmentent les taux d'engagement des e-mails en rendant le contenu plus amusant et dynamique. Les GIF insérés s'afficheront directement dans le texte et les animations démarreront automatiquement.

• Insérer une variable : une fois cette option sélectionnée, une liste déroulante présentera les variables de contact et d'agent pouvant être préremplies dans le contenu en cours de création, y compris dans la ligne d'objet et le corps de l'e-mail.
• Conseil de pro : les variables vous permettent de personnaliser votre contenu et de le rendre plus direct.
• Prévisualiser l'e-mail : affichez un aperçu de l'e-mail pour découvrir comment il sera présenté à vos destinataires dans l'outil Nouvel e-mail.
• M'envoyer un test : envoyez l'e-mail à votre adresse pour l'afficher dans votre boîte de réception personnelle.

Créer un modèle

Les utilisateurs peuvent créer leurs propres modèles réutilisables, tandis que l'équipe chargée de la supervision de la conformité garantit que ces modèles respectent les différentes règles et réglementations en vigueur.

Sur la page de la bibliothèque, cliquez sur le bouton bleu « Créer votre modèle » pour commencer.

Après avoir soumis un modèle pour approbation, l'utilisateur peut vérifier son statut via la nouvelle vue Statut des e-mails et des modèles :

Comme indiqué, cela affiche à la fois les e-mails et les modèles et couvre les statuts suivants :

• En attente d'approbation (e-mails et modèles)
• Refusé (e-mails et modèles)
• Programmé (e-mails)
• Envoyé (e-mails)

Chaque statut est associé à une action à effectuer qui s'affiche dans la colonne de droite. Ces actions peuvent inclure la correction d'un modèle ou d'un e-mail refusé ou la déprogrammation de l'envoi d'un e-mail. 

FAQ : 

Q : Que se passe-t-il si un agent modifie un modèle d’e-mail déjà approuvé ?

A : Si cette option peut être configurée au cas par cas par l'organisation, toute modification repasse généralement par l'étape d'approbation par l'équipe de supervision afin d'en garantir la conformité.