Si votre organisation le permet, Hearsay Relate vous offre la possibilité de connecter votre numéro de ligne fixe et de configurer des postes. Pour ce faire, suivez simplement les étapes ci-dessous pour commencer des conversations dans votre espace de travail Hearsay :
Pour connecter votre numéro de téléphone fixe :
- Connectez-vous à Hearsay Relate sur un ordinateur de bureau.
- Cliquez sur Message et appel ou sur Message SMS dans la barre de navigation de gauche.
- Sélectionnez Connecter une ligne fixe lorsque l'invite s'affiche.
- Saisissez votre numéro de téléphone fixe.
- Remarque : si vous recevez une alerte indiquant que votre numéro n'est pas éligible, veuillez consulter la section ci-dessous, intitulée Activer l'envoi de SMS avec un numéro de ligne fixe incompatible
- Hearsay Relate appellera votre numéro de ligne fixe et vous fournira un numéro à trois chiffres.
- Saisissez le numéro à trois chiffres dans Hearsay Relate, prouvant que vous possédez physiquement votre numéro de téléphone fixe. Dans les 60 minutes qui suivent, votre numéro Hearsay Relate sera entièrement synchronisé avec votre ligne fixe, et vous pourrez commencer à envoyer des messages SMS de la part de ce numéro.
Activation de l'envoi de SMS avec un numéro de ligne fixe incompatible
Rarement, mais dans certains cas, un numéro de téléphone fixe peut ne pas être compatible avec l'envoi de SMS dans son statut actuel, en raison de la manière dont le numéro a été configuré par le fournisseur de services. Ce scénario peut être frustrant, mais ne vous inquiétez pas, l'équipe de spécialistes des produits de Hearsay a compilé les étapes que vous pouvez suivre pour résoudre ce problème.
L'un des moyens les plus rapides de résoudre ce problème est de :
- Contacter directement votre fournisseur de services.
- Demander à votre fournisseur d'activer les SMS tiers sur le numéro de ligne fixe.
- Demander aussi à votre fournisseur de mettre à jour l'opérateur sous-jacent de votre ligne fixe pour passer à l'accès de niveau 3.
Les modifications ci-dessus vous permettront de passer et de recevoir des appels téléphoniques sur votre numéro de ligne fixe comme vous l'avez toujours fait, mais désormais, votre ligne fixe sera également configurée pour envoyer et recevoir des messages SMS qui seront visibles dans Hearsay Relate.
Il faut savoir que les fournisseurs de services peuvent prendre une journée, parfois une semaine ou plus, pour mettre à jour votre opérateur sous-jacent ou pour permettre l'envoi et réception de SMS tiers.
Conseil de pro : si vous vous préparez à utiliser Hearsay Relate à l'avenir, contactez votre fournisseur de services à l'avance pour vérifier si votre numéro de ligne fixe est correctement configuré pour envoyer et recevoir des messages SMS.
Si votre fournisseur de services n'a pas pu vous aider, veuillez contacter notre équipe d'assistance à la clientèle. Lorsque vous prenez contact, assurez-vous d'inclure :
- Le numéro de votre ligne fixe
- Le nom de votre fournisseur de service
Configurer les extensions d'une ligne fixe
Hearsay Relate permet de rediriger les appels vers les lignes fixes de bureau.
Si votre bureau dispose d'un système d'extension, vous pouvez saisir votre extension dans le champ Extension pour vous assurer que la validation du code PIN est envoyée à la bonne ligne téléphonique. La plupart des systèmes téléphoniques ont l'une des deux options pour entrer un numéro de poste :
- Le système téléphonique permet de saisir le poste immédiatement. Ce type de système dit généralement : « Si vous connaissez le poste de votre correspondant, veuillez le saisir maintenant. » Dans ce cas, vous pouvez saisir les chiffres de votre poste dans le champ Extension. Les caractères # et * sont autorisés ici.
Exemple :
Votre poste est le 234 suivi de #. Vous devez saisir 234# dans le champ Extension.
- Le système téléphonique dispose d'un menu pour naviguer vers la ligne des extensions. Cette opération est plus complexe et nous vous recommandons d'appeler votre propre poste pour mesurer les secondes entre chaque étape. Vous devrez saisir « w » pour indiquer le temps de pause entre chaque chiffre de l'extension afin de vous assurer que l'appel est acheminé vers la bonne destination. Chaque « w » représente une pause de 0,5 seconde.
Exemple :
Votre système comporte une série d'étapes pour accéder à votre poste.
Étape 1 : Merci d'avoir appelé Financial Services, INC. Si vous souhaitez joindre les plans 401k, faites le 1. Si vous souhaitez joindre l'assurance vie entière, faites le 2. (Environ 11 secondes)
Vous souhaitez accéder aux plans 401k. Étant donné que ce message dure 11 secondes, il vous faut 22 « w » avant le chiffre suivant. Cela ressemble à : wwwwwwwwwwwwwwwwwwwwww1
Étape 2 : Bienvenue aux plans 401k. Pour John Smith, faites le 3. Pour Jane Doe, faites le 4. (Environ 8 secondes)
Pour joindre Jane Doe, vous devez attendre 8 secondes, puis appuyer sur 4. Cela s'écrit : wwwwwwwwwwwwwwww4
Pour que la gestion des appels entrants dirige l'appel vers votre poste, vous devrez combiner les extensions des étapes 1 et 2. L'extension combinée que vous allez saisir dans ce champ est la suivante : wwwwwwwwwwwwwwwwwwwwww1wwwwwwwwwwwwwwww4
Cela signifie que le système attendra 11 secondes avant de saisir le premier chiffre, puis 8 secondes de plus avant de saisir le second chiffre.
Voici quelques éléments à retenir :
- Utilisez les chiffres et les caractères * et # pour les extensions
- Utilisez « w » pour indiquer une pause de 0,5 seconde entre les étapes d'extension
- Si votre poste permet de saisir les chiffres immédiatement, placez votre code de validation directement dans le champ Extension.
- Les « w » doivent être utilisés si votre système d'extensions doit faire une pause lors de la navigation dans le processus.